jueves, 11 de diciembre de 2008

 

SISTEMAS DE INFORMACION DE RECURSOS HUMANOS II


Sistema de información de Recursos humanos obtiene datos e información de los empleados, el ambiente empresarial, de ambiente externo (mercado de trabajo, exigencias de trabajos, etc.) y del macro-ambiente (coyuntura económica, política, etc.). Este flujo de datos experimenta un trabajo de recolección, procesamiento y utilización. Algunos datos se recolectan para evaluar y diagnosticar las fuerza de trabajo haciendo objetivas las decisiones. Otros datos se tabulan y se presentan en forma de encuestas, análisis y seguimiento para fines de caracterización, como las encuestas saláriales y de beneficios sociales. Otros datos se almacenan en la base de datos para recuperarlos después, procesarlos y utilizarlos en la descripción.

La elaboración de un sistema de información debe tener en cuenta el concepto de ciclo operacional utilizados tradicionalmente en contabilidad. Este concepto localiza cadenas de eventos que se inician fuera de la empresa, incluye una cadena principal de eventos de la organización y terminan en un punto externo a la empresa. Este concepto permite identificar precisamente un punto inicial y un punto final (ambos externos a la empresa) que se relacionan entre sí por cadenas de eventos. Una vez que se han especificados los puntos inicial y final, se evita el riesgo de proyectar un sistema de información sólo para una parte de los flujo de información, puesto que la dimensión del proceso decisorio hasta perfectamente definida.

Lo antiguos sistemas tradicionales de información constituyen sistemas cerrados que abarcan todos los flujos importantes de información dentro de una empresa, en tanto que la administración por sistemas busca establecer un conjunto programados de reglas de decisión que sean aplicadas a un gran volumen de transacciones de tipo repetitivo. Después de especificadas estas reglas, los subordinados podrán administrarlas en sus actividades diarias. Donde quiera que esto sea puesto en práctica con éxito, la administración será capaz de dedicar la mayor parte de sus esfuerzos al tratamiento del conjunto no programado de transacciones. La administración por sistema se basa en la planeación e implantación de un sistema de información.

La información puede ser externa a la empresa (mercado de trabajo, mercado de Recursos humanos, mercado de salarios, legislación laboral, sindicatos, organismos regionales del trabajo, etc) o interna a la empresa (registros a empleados, de cargos y ocupantes, etc.).

Por otra parte, la información puede ser dirigida a nivel institucional o estratégica, al intermedio o al operativo, bien sea que se refiera a decisiones, seguimiento y control o ejecución, respectivamente. De cualquier manera, un sistema integrado de información de Recursos humanos debe agrupar una variedad de información obtenida de datos provenientes de diversas fuentes.

“Sistema de información, es un conjunto de elementos interdependientes (subsistemas), lógicamente asociados, para que a partir de su interacción se genere la información necesaria para la toma de decisiones”. Como la Administración de Recursos humanos es una responsabilidad de línea y una función staff, el organismo de Administración de Recursos humanos debe abastecer a todos los organismos de información importante acerca del personal que existe en cada uno de los organismos, para que los respectivos jefes administren a sus subordinados de manera adecuada.

El punto de partida para elaborar un sistema de información de Recursos humanos es la base de datos. El objetivo final de un sistema de información es suministrar a las jefaturas información acerca del personal.

Un sistema de información es, por definición, un sistema mediante el cual los datos se obtienen, se procesan y se transforman en información, de manera esquematizada y ordenada, para que sirva de ayuda en el proceso de toma de decisiones. El sistema de información recibe entrada (inputs) que son procesadas y transformadas en salidas (outputs) bajo la forma de informes, documentos, índices, listados, medidas estadísticas de posición o de tendencias, etc.

Los datos, por incluir detalles, no permiten obtener un significado más amplio, en tanto que la información obtenida a través del tratamiento, el procesamiento y la combinación de datos comporta una significación más amplia y definida.

La información reduce las condiciones de incertidumbre. Un sistema de información requiere alguna forma de procesamiento de datos, como medio de suministro y abastecimiento.

Datos e información: un sistema.

El montaje de un sistema de información de Recursos humanos3 requiere: observación sistemática y análisis y evaluación de la empresa, o de sus subsistemas, de sus respectivas necesidades de información. Un sistema de información debe identificar y agrupar toda las redes de flujos de información para que sea proyectada hacia cada grupo de decisiones. El énfasis debe hacerse en la necesidad de información y no sólo en el uso de información, como se ha hecho convencionalmente. En lo fundamental, el sistema de información es la base del proceso decisorio de la organización.

3 Chiavenato, Idalberto Administración de Recursos humanos, 2da edición, McGRAW-HILL 1.994, P.481

La Planeación de un sistema de información de Recursos humanos4:

Un sistema de información de Recursos humanos utiliza, como fuente de datos, elementos suministrados por:


APLICACIÓN DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN

DE RECURSOS HUMANOS

Debido a que la tecnología del computador ha evolucionado tan rápidamente, muchos profesionales de relaciones humanas han vivido la época más oscura de su automatización.

Localización de candidatos

Evaluación del puesto de trabajo

Información básica sobre el empleado

Asignación de puesto de trabajo

Administración de prestaciones

Planificación de relaciones laborales

Gestión de primas e incentivos

Nómina

Desarrollo/ planificación de la carrera profesional

Pensiones y jubilaciones

Presupuestación de retribuciones

Gestión del rendimiento

Cumplimiento de la legislación laboral

Incapacidad temporal a corto o largo plazo

Historial de empleo

Inventario de conocimientos

Salud y seguridad

Planificación de la sucesión de puestos de trabajo

Utilización de seguros médicos

Tiempo y asistencia

Planificación y previsión de Recursos humanos

Análisis de rotación de personal

Análisis/ descripción del puesto de trabajo


Un sistema de información de Recursos humanos5 computarizado está compuesto por hardware y aplicaciones de software que trabajan conjuntamente para ayudar a los directores a tomar decisiones de Recursos humanos. El Hardware puede ser un gran computador central o un económico computador personal. El software puede estar constituido por un programa diseñado a medida del cliente o estar prefabricado. (Estos últimos es frecuente que se utilicen en computadores personales).

5 Stoner, Administración, Capítulo 3, P.122-123






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